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Por el foro y por mi propio trabajo, vengo notando que últimamente está cogiendo cada vez más fuerza la cuestión de la calidad de los datos que se manejan. Inicio aquí una serie de post sobre este tema, creo también una categoría dentro del blog para agruparlos. No es que sea un experto en la materia. He realizado y participo actualmente en este tipo de proyectos, aunque de hecho, pido que me los hagan más que implementarlos yo. Pero en ese camino de perfeccionamiento creo que puedo aportar los errores que cometa para que los que vengan detrás… Los repitan a pesar de todo. Y por eso justamente empezaré, los errores que he visto y sigo viendo al afrontar la cuestión.

Al menos a mí, me llama la atención en contraposición a otro gran tema del momento (no es que venga de ahora), como Big Data. Esto es,  por un lado lo acaparo todo, me vale todo para ser tratado, si está estructurado mejor, si no, me da lo mismo, que ya me ocupo yo. Y por otro, vaya, que tengo dos veces un señor (o lo parece), de otro tengo su email, pero que es “a@a.es” y de otros tres no tengo ni siquiera eso.

Obviamente, no es de extrañar que si no se es riguroso con la toma de datos, el resultado no puede tener una calidad adecuada. Más grave es cuando los datos que sí se pretende que sean estructurados presentan lagunas más que notables, inconsistencias, huecos, etc. Y esto teniendo en cuenta que son los datos personales de la gente que una vez adquirió tus productos, o que te los regaló para una acción concreta. Cuando más en boga está lo relacionado con la conservación de clientes frente la obtención de los nuevos, resulta que ni siquiera es posible establecer una comunicación con un cliente porque no sabes su teléfono. No nos rasguemos las vestiduras, somos clientes de datos muchas más veces que poseedores de los datos de los demás y, en general, no le prestamos especial atención a ello, con lo que la tarea de mantener una base de datos de calidad y actualizada es muy compleja.

Me contaron una anécdota sucedida con los datos de contacto del colegio de los niños, que lo ilustra bien a las claras. Hubo que realizar un cambio en las cuentas bancarias donde se domiciliaban los pagos del comedor (cuestiones de fusiones y desaparición de cajas de ahorro). La dirección del colegio tenía que comunicárselo a los papás y recibir una respuesta, no es lo mismo que hacer un comunicado o publicar un anuncio, y recurrió a las bases de datos que se recopilan con el alta inicial del alumno, cuando éste entra al colegio. Son unos pocos años los que han transcurrido y lo que allí se encontró fue bastante desolador, a la par que normal. Descartado el envío postal, ya que se requería respuesta, quedaban los emails y los teléfonos. Los emails, no valía ni la décima parte. De los que había, una gran parte pertenecían a cuentas de correo del trabajo. Aunque yo no lo entienda, es mucha la gente que emplea la cuenta de correo electrónico profesional para cuestiones personales. Y claro, ya no es sólo que haya mucha gente que haya perdido su trabajo, a eso hay que sumarle la gente que ha cambiado de empresa y la que su empresa ha cambiado, no ya de nombre, sino de dominio. Hasta “hotmail” es ahora “outlook”. Lo de los teléfonos sí estaban algo mejor, y bien de forma directa (ojo, también ayuda que pidan tres, el del papá, la mamá y el fijo de casa) o indirecta, pero seguían teniendo un buen montón de niños a los que  hubo que enviar para casa con una notita en la bolsa del desayuno.

Si en algo como el colegio de tus hijos se es descuidado a la hora de mantener al día los datos de contacto, por si te tienen que avisar de alguna cosa poco importante, como que tu hijo está enfermo o ha sufrido un accidente , ¿qué se puede esperar de… Todo lo demás? Así que primer error: pensar que los datos están bien o que están bien ahora.

Donde se podría observar un pantano de desesperación, y que yo veo como un nicho de negocio con mucho recorrido, es donde entra el siguiente punto en el catálogo de confusiones. Como el que confunde la parte con el todo, he tenido que escuchar ya muchas veces que el responsable de la base de datos es el departamento de IT. Y sí, de la base sí, pero de los datos es responsable el conjunto de la compañía. En otras palabras, un adecuado mantra, a barridos no se arregla. Es una cuestión transversal que implica a un gran número de áreas, que pasa primeramente por la definición de unas políticas, de una revisión continua, de medir el impacto de las medidas que se tomen para ver si se va por el buen camino.

De aquí se desprende otro error común. Llegado el momento, se decide “externalizar” y se contrata a una empresa especializada en estas lides para que haga un trabajo de depuración de la información. Suponiendo que ese trabajo se haga bien (algo que yo no he tenido la suerte de vivir, no digo que sea imposible), el que lo contrata piensa que, una vez hecho ese proyecto nuestra base de datos estará inmaculada hasta el fin de los tiempos. Craso error: la calidad de datos es una tarea continua, no puntual. Como decía en el párrafo anterior, a barridos no se arregla, y estas acciones puntuales son eso, un barrido, que podrá suponer un punto de inflexión (aunque sólo sea por el escarmiento de la factura del trabajo externalizado), pero no una solución.

Y aquí finalizo este primer post sobre este tema, vendrán más, porque da para mucho más.

 

2 comentarios para “Calidad de datos, ese gran desconocido (1 de varios)”

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